この記事は、私が勤めているエヌ次元株式会社の2022年Qiitaアドベントカレンダー3日目の記事です。
はじめに
私はこの会社でバックオフィスを数年担当しております。2020年4月からフルリモート体制を敷いて業務を行っております。もちろんバックオフィスも例外ではありません。 業務の内容そのものは基本変化はありません。ただ、出社していた頃は気軽に対応できたことができなくなったり、工夫をしなければいけなかったりする業務も中にはあります。
今回はリモート前と現在での業務にどのような変化が生じたのかを共有できればと思います。 記事タイトルに〇〇編と書いているので 「シリーズ物かな？」と期待される方がいらっしゃるかも知れません。 ですが先に謝罪します。超ノープランです。 思い付いたら続編を書くかも？くらいの意気込みです。期待値サゲサゲでお願いします。
紙の契約書対応
弊社では電子署名サービスを導入して契約書の電子化を進めておりますが、ケースにより紙の契約書で締結を依頼されるケースがあります。 最も気を遣うのは社印をもらう時です。
リモート前
出社している社長に 「ハンコくださーい」で解決（実際はもっとちゃんとお声がけしてます）。
現在
社長の出社日に合わせて出社し、社印をいただくという対応が必要です。 出社日が社印をいただく目的だけにならないように、出社しなければ対応できない業務をその日に集中させるスケジューリング能力が試されます。
また、紙の契約書を扱うということは、それに紐付く製本方法、何号文章かの判断と適切な印紙の用意も必要になります。 これらの対応はやらないと忘れてしまうので、たまに発生する分には良いのかなと考えています。
医療費のお知らせ・住民税のお知らせ
社員宛に送らなければいけない書類の代表格です。それぞれ1月と5~6月に発生します。
リモート前
はい。 の一言で解決（手渡し 実際はもっとちゃんと説明して渡しています）
現在
取りに来てもらうわけにもいかないので、郵送します。手間はかかりますが全員分の出社往復交通費を考えれば元を取れます。 個人的にアスクルオリジナルの長3封筒には助けてもらっています。この二つの書類は折り曲げずに入ります。あとノリもついているのが良い。
健康診断の予約
従業員を雇用している以上避けられません。年一回の健康診断の実施が法律で義務付けられています。
リモート前
※当時は首都圏在住の社員しかいませんでした。
「枠取ったから早い者勝ちで行きたい日の希望をチャットで投稿してね〜 後日問診票届くので渡します〜」で何とかなった
現在
首都圏在住の従業員については同じ施設で枠を取って行きたい日を〜 というのは変化ありません。 そのほかの地域に在住の方は、在住の都道府県で条件に合う施設を探し、電話予約等を行う対応を取っています。 個人的にこの作業が最も大変だと思います。ただ、 それぞれの都道府県の健康診断事情には詳しくなれます。
他、工夫としては従業員の自宅へ問診票や結果を送ってもらうように対応してもらうことで、業務量的な負担を減らしています。 あと、業務の状況によって健康診断のリスケが発生する場合もあります。白目を剥きながら対応してます（比喩です）。
さいごに
「結局バックオフィスが大変になったってこと？」
このような疑問を持つ方もいらっしゃるかも知れません。ただ、この結論はちょっと違うと考えております。 バックオフィスは「必要なさそうに見えて実は必要（法律的な意味で）」な業務を一手に引き受けるチームだと考えています。
リモートにならなければ、これらの業務が発生していること自体が明らかにならなかったとも言えます。未来を予想していくと、おそらくバックオフィス業務そのものは無くなりません。 ただ、工夫や効率的な動きを起こさなければ業務そのものが不要と判断される。この間違った結論を出されるのではないか？という危機感を個人的に持っていました。
しかし、弊社は取り組みとして様々なサービス導入などを行い、バックオフィスの業務に向き合ってくれたのが大きかったです。 （この辺りは2日目のアドベントカレンダーに詳細があります）
会社全体が業務と向き合ってくれた
向き合ってくれたことにより、どの業務をサービスに委ねるのか、外部の専門家に委託するのか、それとも社内で対応するのかが明確になりました。非常にやりやすいです。 それとバックオフィスが対応する業務が明確になったことにより、他の職種の方にもバックオフィスが何をやっているのかが共有できています。 最近で言うと打刻修正のやり方を教え合ったり、忘年会の企画などもエンジニアが動いてくれていたりと、バックオフィスだけで動くのではなく、様々な職種の方が「教えたい！」、「会社を盛り上げたい！！」という気持ちで動いてくれています。
変わらないもの
会社を盛り上げていくというのはどの会社でも必要とされています。今回のアドベンドカレンダーはエンジニアが企画をしてくれましたが、個人的には「このアイディア思い付きたかった…」という嫉妬があります。会社を盛り上げることはどのような形でも、どのような職種でも可能だと考えています。バックオフィスも「負けてらんねぇぜオラァ！！！」と気合十分で動いてまいります。リモートどうこう関係なく、この文化と気持ちは会社の中で変わらないものとして残し伝えて行きます。
唐突で露骨な宣伝
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次回のエヌ次元アドベントカレンダーにもご期待ください！
